各院、系及相关教师：
根据学校智慧校园建设总体规划，科工院以“科研管理高水平、科研服务高效率、科研数据高质量”为导向进行了科研管理信息系统三期建设，基于系统试运行近4个月的工作总结，现将下一阶段工作安排如下：
一、历史项目信息完善
为了满足科技统计和审计评估要求，确保新版科研系统数据的准确性、时效性，有效推进科研系统与财务系统、国资系统的有序对接，真正做到“信息多跑路，师生少跑腿”，科工院将组织逐项对历史项目（在研、结题或者其它情况）数据进行清洗，请各院系科研秘书、科研财务助理帮助协调项目负责人进行信息完善，如需线下办理，请至科学园2H栋508室。具体安排如下：
1、横向项目
（1）不存在校内合作的民品横向项目（不存在内部转账给校内其它人）
请按照页面提示逐一录入相关信息，部分信息（项目名称，负责人信息，起始时间等）不允许修改，老系统相关附件在网页页面上方“其它用印文档里”，若和实际合同不符，请在基本信息“合同书电子版”中上传有效合同。
“经费卡信息”中系统显示的经费卡为财务提供数据，若与实际不符，或者存在一项目多卡的情况，可自行删除或者添加。若系统未显示经费卡信息，请据实添加。
请登陆财务系统查询所有填报经费卡的入账信息，打印PDF或截图（需包含经费卡号、负责人等信息）并在经费卡右侧佐证材料中上传，以便核对及确认实际到账，科工院会在新系统中同步相关信息。
财务系统路径：登陆财务系统--新版财务查询--项目管理查询--点击相应经费卡明细--选择起始年月--点击收支明细--点击“收入/预算”标签排序，将收入排在最上方--截图或打印。如下图：
若存在多个经费卡，需指定一个主卡（即选择：是否绑定到项目），后续经费认领、出账以此卡为准。
备注：一项目多卡指一个项目有多张经费卡，这些经费卡只包括该项目的入账，不能包含其它项目的入账，否则需携带相关材料线下办理。
若项目未到账，未预借过发票，即未办理过经费卡，请在经费卡信息页面右边点“删除”（若不删除，则为必填，无法进入下一步）；若项目未到账但预借过发票，有经费卡，请补充相关经费卡，佐证材料也需上传。
（2）存在校内合作的民品横向项目（存在内部转账给校内其它人）
填写“经费卡信息”时，请只填写认领过此项目经费的经费卡（不能有其他项目经费的入账，否则需携带材料线下办理），不包括校内合作项目（内转）给其他人的经费卡，其它要求同（1）。
所有来自于校内教师内转的经费卡，待相关主项目完善后，请携带经费卡及入账记录线下办理，办理后可正常在系统使用出账功能。
（3）所有军品横向项目除了合同不允许上传外，其它要求参照（1）（2），填写完成后请携带合同原件线下办理认定。
（4）完善的项目科工院审核通过后，项目状态会根据合同起始日期更新，超过合同完成日期的，项目状态会变为“冻结”，请在项目列表右侧“业务办理”里办理延期、结题或终止等。
2018年办理过批量结题、延期、终止的，待项目完善审核通过后，科工院将会及时批量更新。
所有项目终止日期为空的，民品横向科工院会根据旧系统合同附件进行完善，军品横向项目请携带合同线下办理。
（5）存在多项目一卡的横向项目
请先完善所有项目信息，所有项目均不要填写经费卡，在页面备注处写明“多项目一卡”，所有项目提交后，请携带该经费卡的财务入账记录，并将所有项目信息列表打印（列表应包括项目编号、项目名称、合同额度、已到账经费，有效期限等信息），军品横向还需携带合同，批量线下办理。若存在内转给其他人卡，请注明内转卡经费卡号及额度。
（6）0到款民品横向项目
2018年，科工院批量处理的0到款民品横向（包括文科横向），若处理结果为“撤销的”，科工院会批量进行项目终止。如处理结果为“延期的”，仍需完善信息，并按照前述要求执行。
非科工院批量处理的0到款民品横向项目，请填写附件1：《“0到款”横向科研项目终止申请》线下办理项目终止。
（7）0到款军品横向项目
若此项目不再来款，请填写附件1：《“0到款”横向科研项目终止申请》线下办理项目终止。
若此项目还将到款，请先完善项目信息，科工院审核通过后，在该项目列表右侧“办理业务”里在线提交变更申请，选择“延期变更”，并携带相关材料线下办理。
请各位教师尽快完善信息，超期不完善的将影响正常使用。
2、纵向项目
（1）自然科学基金项目
我校牵头承担的项目完成日期在2019年1月1日之前的，科工院会统一进行完善，并将项目标记为“结题”。
完善后，若该项目存在校内合作项目（内转）的，请各内转卡负责人在财务系统打印该卡预算信息和到账明细，线下办理。办理后方可办理项目结转，否则影响结余经费正常使用。
已办理过结转的（包括此项目的校内合作经费卡），请携带结转卡及校内合作经费卡的结转卡号信息，及之前内转分配额度信息，线下办理，逾期不办理将会冻结，影响结转卡出账业务。
我校参与其它单位的自然科学基金项目，以及所有在研自然科学基金项目需要教师自行完善，需上传项目的计划书（上报基金委的）或牵头单位与我方签订的任务书/合同书，并参考上述横向项目经费卡相关要求，上传经费卡入账明细，科工院审核通过后，方可办理后续经费认领、出账、结题结转等业务。此类项目请注意以下事项：
（2）重点研发计划
我校牵头的重点研发计划项目，请提供立项相关材料（任务书/合同书/协议等的电子版）、课题经费分配情况、下设我校承担的课题及子课题经费卡信息、合作的外单位经费分配及已转经费信息等，线下办理，办理前请电话预约时间，科工院会提示所需材料。办理后，可在线办理所有业务，包括管理费的减免。
我校参与的其它单位牵头的重点研发计划项目/课题下设的课题/子课题，请在线完善信息，上传经费卡及财务系统入账明细（佐证材料），立项任务书/合同书/协议等，完善合作单位信息及经费分配情况，其它注意事项：
（3）其他民品纵向项目
参考重点研发计划，若为项目级别，线下办理，若为课题/子课题级别，线上办理。
（4）军品纵向项目
参考重点研发计划，若为项目级别，线下办理；若为课题/子课题级别，线上完善基本信息后，线下办理认定。
二、横向项目经费认领
横向项目经费认领功能已全面开放，新版科研系统立项的项目可直接认领，历史项目完善后可直接认领。
首次认领时，合同中无明确预算的（执行学校横向经费管理办法），教师可自行给课题参与人员建立子卡并分配到账额度；合同中有明确预算的，教师可自行给课题组参与人员建立子卡并分配总经费额度及此次到账额度。非首次认领，只能认到负责人名下，之后再通过内转完成子卡建立（具体操作流程关注后续通知）。
注意事项：
（1）由于系统限制，合同中有明确预算的，子卡总额度分配后不得更改，且关系到科研项目证明中参与人员所负责经费的认定，请谨慎操作；
（2）子卡不得再次内转（建立校内子课题）；
（3）如果甲方未约定预算模板，按照学校经费管理办法，子卡劳务费支出限额和主卡一致，为子卡总额度的50%，不支持其他限制子卡劳务费额度的要求；
（4）项目的管理费和税费均在主卡中扣除，子卡分配额度为项目的净收入；
（5）如果采用甲方约定的预算模板，子卡预算不允许调整；
（6）项目结算时，主卡与子卡需同时结算；
（7）项目状态异常时（如：冻结），主卡和子卡同时冻结。
纵向项目的立项功能及横向项目的校内合作（内转）功能计划本周末开放，纵向项目的经费认领及校内合作（内转）计划下周开放，具体以科工院发布的通知为准。
科学与工业技术研究院
科研项目过程管理中心
0到款横向科研项目终止申请.docx